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为推动我校“双一流”建设与国际学术交流，进一步规范我校国际学术会议的管理工作，切实提高国际学术会议举办效果，根据教育部、财政部等上级部门相关文件精神，结合我校实际，特制定本办法。
一、基本说明
1、适用范围：本办法适用于拟申请举办国际学术会议的南京大学及下属各院系（单位）。本办法所称“国际学术会议”为：以南京大学及下属各院系（单位）名义在我国境内（不含港、澳、台地区）主办或承办的、与会者来自2个或2个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的学术性会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。
2、在华举办国际学术会议由教育部负责审批，我校及下属各院系（单位）不得自行审批。国际合作与交流处（以下简称“国际处”）为我校国际学术会议归口管理单位；党委宣传部、保密办公室、社会科学处与科学技术处分别履行相应的校内审核职责。
二、举办原则
1、举办国际学术会议，应有利于促进我国教育、科学事业发展，有利于提高我国国际声望和维护国家利益，有利于促进我校学科建设、科学研究、人才培养和国际学术合作。举办院系（单位）应做好会议的动员工作，组织好会议的宣传报道，妥善处理好会议期间各项事务，并做好应急预案。
2、根据规模和重要性指标，国际学术会议分为重大会议与一般性会议两类，并实行分类管理。会议分类标准如下：
（一）重大会议
- 外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的社会科学类会议，以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学类会议；
- 外国政府正部长及以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别会议；
- 邀请党和国家领导人出席的会议；
- 其它事关我国核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题的会议。
（二）一般性会议
经我校严格审核后认为有必要召开的、外宾人数在100人以下或会议总人数在400人以下的社会科学类会议，以及外宾人数在300人以下且会议总人数在800人以下的自然科学类会议。
3、国际学术会议中外参会人员比例应适当，外宾人数一般应至少占会议正式代表人数的20%。会议负责人对于敏感人士的邀请务必做到慎重考虑，必要时，应提前征求国际处以及校内其它相关部门的意见。
4、一般不邀请国家、省、市领导参加开幕式、闭幕式等活动。
5、原则上不得跨地区、跨系统办会，原则上不在会议期间组织跨省市地区的学术考察活动。会议应优先安排在校内会议室、礼堂、宾馆、招待所、会议中心等场所。确需安排在上述场所以外的，应当在纳入政府采购范围内的定点酒店、宾馆等会议场所。不得到高档宾馆、会所、度假村和党中央、国务院明令禁止的风景名胜区等地办会。
三、审批程序和要求
1、国际学术会议须一事一报，具体分为预报与正式申报两阶段。预报的会议通过教育部审批并列入年度计划的，方可正式申报。未经预报的会议，教育部原则上不予受理。
2、会议预报程序如下：
（1）会议负责人按照规定时限，通过教育部国际会议线上报批平台(以下简称“报批平台”）将拟申办或举办的国际学术会议报送所在院系（单位）；
（2）院系（单位）审核通过，报送国际处；
（3）国际处审核通过，报教育部预审批；
（4）各院系（单位）汇总年度拟举办国际学术会议，确认《在华举办（含申办、合办等）国际学术会议计划表》，书面报送国际处；
（5）国际处汇总全校年度拟举办国际学术会议计划，经学校审核通过后，行文报送教育部。
3、会议正式申报程序如下：
（1）对于已列入年度计划的国际学术会议，会议负责人应于规定时限内在报批平台发起申请并提交所在院系（单位）审核；
（2）院系（单位）审核通过后，会议负责人于报批平台的“文件管理”一栏下载《会议安排表》，并将该表通过OA“校内申请”模块依次报送所在院系（单位）、保密办、党委宣传部与社科处（审核社会科学类会议）、科技处（审核自然科学类会议）会签；
（3）校内会签完成后，会议负责人于报批平台的“文件管理”一栏下载《国际学术会议请示文件参考》，形成请示文件初稿，提交国际处审核；
（4）国际处审核通过后形成报文，经学校审核通过后，报送教育部审批。
4、经教育部批复同意后，举办院系（单位）方可对外宣布、承诺并举办会议。会议一经批复，不得随意改变会议名、会期、会议规模和会议规格等信息。
（一）线下举办的会议
1. 重大会议
已列入年度计划的重大会议，须至少在会议拟举办日期的5个月前于报批平台上开始填报，并在会议拟举办日期的4个月前报送所有材料。
2. 一般性会议
已正式列入年度计划的一般性会议，须至少在会议拟举办日期的4个月前于报批平台上开始填报，并在会议拟举办日期的3个月前报送所有材料。
（二）线上举办的会议
1. 重大会议
已正式列入年度计划的重大会议，如决定以线上形式举办，则须于正式申报时，首先在会议名称中明确体现其为线上会议，并须至少在会议拟举办日期的4个月前于报批平台上开始填报，随后在会议拟举办日期的3个月前报送所有材料。
2. 一般性会议
已正式列入年度计划的一般性会议，如决定以线上形式举办，首先须在会议名称中明确体现其为线上会议，并须至少在会议拟举办日期的30个工作日前于报批平台上开始填报，随后在会议拟举办日期的15个工作日前报送所有材料。
6、拟在南京市以外的其他城市举办的国际学术会议，会议负责人须在发起线上申报前，向国际处提交加盖院系（单位）公章的《异地办会申请》，列明异地办会的原因及必要性，由国际处代表学校向会议举办城市所在的省一级人民政府外事办公室发函征求意见。取得对方同意后，方可继续进行线上申报。
7、为规范报文格式，提高工作效率，会议负责人须按要求准备以下申报材料：
（1）会议的中、英文全称及简称；举办日期、会期、地点（省市名）；主办单位、合办单位、协办单位、承办单位名称（国外单位应注明中外文全称；与会人员范围、会议规模、外宾人数）；
（2）举办会议的必要性、预期目的以及已具备的条件；
（3）会议的主题、议题和主要内容；
（5）会议主席和组织机构的主要成员、会议联系人及联系方式；
（6）拟邀请的主要中、外方人员姓名、单位、职务；
（7）作为主办、合办、协办、承办单位或经费资助单位的境外非政府组织的背景材料；
（8）其他需要特别说明的情况。
8、如需办理邀请函，会议负责人应于会前2个月，将加盖院系（单位）公章的《南京大学申请外国人入境审批表》随拟邀请外国参会代表的有效护照信息报送国际处。国际处负责办理《被授权单位邀请函》。
10、拟向国际组织申请主办或承办的国际学术会议，院系（单位）应在申请举办权前专项报批，获得教育部批复同意后，方可申请。
四、会议变更
1、对于已获得教育部批复的会议，如因故确需变更会议名称、会期、主题议题、举办省市、人数规模等要素，须最迟于拟举办日期的1至2个月前提出变更申请。
2、对于已申报但尚未获得教育部批复的会议，如因故确需变更会议名称、会期、主题议题、举办省市、人数规模等要素，应对线上申请进行相应修改。变更会议举办日期须在会前3个月完成。
3、会议变更申请须由会议负责人在报批平台上发起。发起变更申请时，会议负责人须上传加盖举办院系（单位）公章的申请文件，文件应包含以下内容：
（1）已获得批件中规定的会议的中、英文全称及简称；举办日期、会期、地点（城市名）；会议规模；
（2）已获得批件的批件名与批件号
（3）拟申请变更的具体要素及原因；
（4）会议负责人、联系人姓名及联系方式。
4、变更申请未获教育部批复前，院系（单位）不得对外宣布或承诺办会，亦不得举办会议。
五、会议总结
1、会议结束后，举办院系（单位）应认真总结，并于会议结束后2个月内在报批平台提交会议全套材料。经国际处审核后报教育部。未按规定及时报送总结材料将影响未来拟举办国际学术会议的预报与申报。
2、会议总结材料包含但不限于：
（1）在线填写的材料：国际会议总结表；
（2）在线上传的材料：附有文字说明的会议照片
（3）于报批平台“文件管理”一栏下载完善后上传的材料：《论文集元数据》（如有须提供）、《会议学术综述》、《国内外代表名单》。
3、《会议学术综述》须具备以下要素：
（1）突出会议的学术内容，如会议主要报告的基本思想、当前的研究热点、前沿动向以及学科发展趋势等；
（2）撰写稿件时，对学术内容的表述要严谨，对某些与政治相关的提法要慎重，做到文责自负；
（3）稿件字数达到3000字；
六、经费管理
1、在华举办国际学术会议应遵循国际惯例，严格执行财政部制定的《在华举办国际学术会议经费管理办法》（财行〔2015〕371号）及学校财务处的具体要求，合理编制会议预算。会议所使用经费须符合经费渠道规定，尽量减少国家经费（包括各类科研经费）的支出。
2、最迟在会前2个月，会议负责人须拟定会议预算，依次报会议所用经费项目负责人、会议负责人所在院系（单位）、国际处、财务处审核。
3、举办国际学术会议应力争经费自筹、以会养会，依照同类会议的惯例按注册费、论文集资料费、食宿费、大型宴会费、专家讲座费等项目，等同地收取必要的费用（少数高水平特邀专家可给予适当礼遇）。会议期间不得使用高档酒水和香烟，禁止赠送高档礼品。
本办法自颁布之日起施行，由国际处负责解释。
附：1.南京大学举办国际学术会议申报工作流程图
2.国际学术会议预报申请表（样表）
3.南京大学拟申办及在华举办（含申办、合办等）重大国际学术会议计划表
4.南京大学拟申办及在华举办（含申办、合办等）一般性国际学术会议计划表